Sistema di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing)

Nella presente Procedura si tengono in considerazione le seguenti Segnalazioni:

• A. Segnalazione illecita: Segnalazione che dagli esiti della fase istruttoria si rilevi non fondata sulla base di elementi oggettivi, e rispetto alla quale le circostanze concrete accertate nel corso della stessa istruttoria consentano di ritenere che sia stata fatta in malafede o con dolo;
• B. Segnalazione circostanziata e verificabile: Segnalazione in cui la narrazione da parte dell’autore, di fatti, eventi o circostanze che costituiscono gli elementi fondanti dell’asserito illecito (ad esempio, tipologia di illecito commesso, periodo di riferimento, valore, cause e finalità dell’illecito, società/aree/persone/unità/enti interessati o coinvolti, anomalia sul sistema di controllo interno, ecc.) è effettuata con un grado di dettaglio sufficiente a consentire in concreto, sulla base degli strumenti di indagine a disposizione, ai competenti organi aziendali di verificare la fondatezza o meno dei fatti o circostanze segnalati;
• C. Segnalazione relativa a fatti rilevanti: Segnalazione per la quale sia stimabile per Scautotrasporti un impatto sul bilancio (in termini di tematiche di contabilità, revisione legale dei conti, controlli interni sull’informativa finanziaria) quantitativamente e qualitativamente significativo.

Il Personale di Scautotrasporti che riceva una Segnalazione e/o che siano coinvolte, a qualsivoglia titolo, nell’istruzione e trattazione della stessa, sono tenute a garantire la massima riservatezza sui soggetti e sui fatti segnalati, utilizzando a tal fine criteri e modalità di comunicazione idonei a tutelare l’identità e l’onorabilità delle persone menzionate nelle Segnalazioni, nonché l’anonimato dei dati identificativi dei segnalanti (cd. “principio di riservatezza del segnalante”), evitando in ogni caso la comunicazione dei dati acquisiti a soggetti estranei al processo di istruzione e trattazione delle Segnalazioni disciplinato nel presente strumento normativo di Scautotrasporti. A tutti i soggetti di Scautotrasporti è fatto, altresì, assoluto divieto di adottare atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione. L’identità del segnalante deve essere protetta in ogni contesto, a partire dal momento dell’invio della segnalazione, nella fase istruttorio e di accertamento e nella fase decisionale, oltre che nella conservazione di tutti i dati relativi alle segnalazioni. I segnalanti che denunciano condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza, non possono essere sanzionati, o subire alcuna ritorsione – art. 17 D.Lgs. 24/2023 – (es: licenziamento, sospensione o misure equivalenti, retrocessione di grado o mancata promozione, mutamento di funzioni, cambiamento di luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro ecc). Il segnalante che, a seguito dell’avvenuta segnalazione, ritiene di aver subito ritorsioni deve dare notizia circostanziata della stessa avvalendosi dei canali messi a disposizione o comunicando l’evento ritorsivo all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) attraverso il sito ufficiale www.anticorruzione.it.

Così come previsto dalla Direttiva UE 2019/1937, i canali per effettuare le segnalazioni sono i seguenti:

I. Canali esterni:

• Account e-mail del Gestore delle Segnalazioni, consulente legale esterno, che nel rispetto della normativa in vigore e della presente procedura valuterà le segnalazioni e che è il seguente: avvocatoclaudiogurrieri@gmail.com;
• Tramite il portale web disponibile sul sito internet del Gestore delle Segnalazioni (da consultare in modalità desktop): https://www.studiolegalegurrieri.com/segnalazioni-whistleblowing-dlgs24-2023dlgs231-2001. Le modalità di utilizzo di tale piattaforma sono disponibili nel Modulo denominato “Istruzioni portale web Segnalazioni” allegato alla presente (All.1).
• Tramite comunicazione Postale inviata all’attenzione del Gestore delle Segnalazioni il cui indirizzo è indicato sul sito web https://www.studiolegalegurrieri.com/;
• Attraverso il sito dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) www.anticorruzione.it ed accedendo alla schermata: Segnalazione di condotte illecite – Whistleblowing.

II. Canale O.d.V.:

• Account e-mail dell’Organismo di Vigilanza che, nel rispetto della normativa in vigore e della presente procedura, valuterà le segnalazioni nel rispetto del Modello 231 e nel proprio ambito di competenza che è il seguente: avvocatoclaudiogurrieri@gmail.com.

III. Canali Interni:

• Di persona al Direttore Tecnico c/o Scautotrasporti SRL, Via Alcide De Gasperi, 187, 95127 – Catania;
• Telefonicamente al numero del Direttore Tecnico Interno +39 334 985 0099
• Tramite comunicazione Postale inviata all’attenzione del Direttore Tecnico c/o Scautotrasporti SRL, Via Alcide De Gasperi, 187, 95127 – Catania;
• Tramite comunicazione all’account e-mail del Direttore Tecnico Emanuel Calarco: mattia.calarco@scautotrasporti.com.

Segnalazioni ricevute al di fuori dei canali previsti

Il Personale di Scautotrasporti che riceva una Segnalazione che transitata al di fuori dei canali previsti deve trasmetterla senza indugio, in originale con gli eventuali allegati, alla competente unità Team Compliance Interno, nel rispetto di criteri di massima riservatezza e con modalità idonee a tutelare il segnalante e l’identità e l’onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l’efficacia delle successive attività di accertamento.

Non vi sono indicazioni normative vincolanti circa la composizione del Gestore delle segnalazioni; l’organismo può, quindi, essere mono personale o collegiale. La normativa relativa al Whistleblowing non ha escluso che la figura del Gestore delle Segnalazioni potesse coincidere con la figura dell’O.d.V. 231. In merito anche l’ANAC, nelle proprie linee guida (Delibera n. 311 del 12 luglio 2023), ha esplicitato che “nel settore privato, la scelta del soggetto cui affidare il ruolo di gestore delle segnalazioni è rimessa all’autonomia organizzativa di ciascun ente, in considerazione delle esigenze connesse alle dimensioni, alla natura dell’attività esercitata e alla realtà organizzativa concreta. Ciò, fermo restando il rispetto dei requisiti previsti dal legislatore. Tale ruolo, a meri fini esemplificativi, può essere affidato, tra gli altri, agli organi di internal audit, all’Organismo di vigilanza previsto dalla disciplina del d.lgs. n. 231/2001, ai comitati etici (…)”. Per tali motivi la Scautotrasporti intende far coincidere le due figure di O.d.V. 231 e di Gestore delle Segnalazioni. Il Gestore nominato dalla Società sarà mono personale e composto da un Consulente Legale Esterno nominato dall’Amministratore Unico, con durata in carica di tre anni, prorogabili tacitamente per lo stesso periodo di tempo e per un numero di mandati indeterminato, fatta salva la facoltà della Scautotrasporti di revocarne il mandato anticipatamente per giusta causa la quale si configurerà nei seguenti casi:

• un grave inadempimento dei doveri gravanti sul Gestore, così come definiti nella presente Procedura;
• una sentenza di condanna o una sentenza di patteggiamento, anche non definitive, emesse nei confronti del Gestore per aver commesso uno dei reati richiamati dal Decreto 231, dalla presente Procedura o ad essi affini (in particolare: reati contro il patrimonio, contro la Pubblica Amministrazione, contro la fede pubblica, contro l’ordine pubblico, reati tributari, reati fallimentari, reati finanziari, ecc.);
• violazione degli obblighi di riservatezza stabiliti nella presente Procedura;
• sopraggiunta sussistenza di cause di incompatibilità con la nomina stessa. Compensi e/o rimborsi delle spese sostenute dal Gestore per ragioni d’ufficio verranno stabiliti all’atto della nomina. Viene allegata alla presente la nomina del primo Gestore delle Segnalazioni, nominato contestualmente all’approvazione della presente Procedura (All.2).

Al termine della fase di accertamento e istruttoria, qualora il Gestore non abbia scelto di archiviare la segnalazione, provvederà a:

• Concordare con l’Amministratore Unico ed i responsabili delle Aree interessate dell’eventuale segnalazione un piano d’azione necessario a porre rimedio alle lacune di controllo rilevate, garantendone il monitoraggio dell’attuazione;
• Concordare con le Aree interessate eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi della Società (es. Azioni giudiziarie, sospensione/cancellazioni di fornitori);
• Richiedere l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del segnalante, nel caso in cui le segnalazioni fossero state in malafede, con dolo o a scopo diffamatorio

Il Gestore si occupa della compilazione del Modulo “Registro delle segnalazioni Whistleblowing”, coadiuvato dall’Organismo di Vigilanza del Modello 231. Tale registro verrà condiviso semestralmente con l’Amministratore Unico e con i Responsabili delle Aree coinvolte dalla segnalazione. Il Registro dovrà essere vistato dall’A.U.. Il Gestore relazionerà annualmente all’Amministratore Unico, entro e non oltre il 31 Dicembre di ogni anno, sul rispetto della presente Procedura e/o su eventuali violazioni della stessa, proponendo eventuali correttivi al fine di rendere più efficace la presente Procedura.

La Scautotrasporti provvederà a sanzionare ogni comportamento illecito, ascrivibile al personale della Società, che dovesse emergere a seguito di attività di verifica di segnalazioni di condotte ai sensi del presente strumento normativo. La Scautotrasporti, in ogni caso, compirà ogni ragionevole sforzo al fine di impedire eventuali condotte che violino la presente Procedura. La Società, altresì, in caso di violazione della presente Procedura prenderà adeguati provvedimenti disciplinari, secondo quanto disposto dal Modello di Organizzazione e Gestione D.Lgs. 231/2001 e dal contratto collettivo di lavoro o dalle altre norme nazionali applicabili.

Tutte persone coinvolte nelle attività disciplinate dal presente strumento normativo assicurano, ciascuna per quanto di propria competenza e anche mediante i sistemi informativi utilizzati, la tracciabilità dei dati e delle informazioni e provvedono alla conservazione e archiviazione della documentazione prodotta, cartacea e/o elettronica, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso. Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento delle stesse e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1 lettera e), del D. Lgs. N. 51/2018.

La presente Procedura avrà la massima diffusione possibile. Il presente documento è pubblicato sul sito internet di Scautotrasporti. Il Gestore assicurano, per quanto di competenza, l’aggiornamento della consegna o dell’invio del presente strumento normativo in occasione di avvicendamenti di personale e/o di variazione degli assetti societari partecipativi. Il settore risorse umane di Scautotrasporti assicurerà, per quanto di competenza, la pubblicità del presente strumento normativo a tutti i dipendenti con mezzi di diffusione appropriati, ovvero mediante affissione nei locali aziendali e pubblicazione sul proprio sito internet istituzionale, oltre che la consegna ai nuovi dipendenti all’atto dell’assunzione per certificarne la presa visione.

Il Trattamento dei dati personali nell’ambito delle Segnalazioni avverrà ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali delle persone fisiche (GDPR), nonché di eventuali altre leggi e/o regolamenti applicabili nei limiti di quanto compatibile con il GDPR stesso, e della specifica informativa pubblicata sul sito di Scautotrasporti (di seguito “Informativa”). Nell’ambito della gestione delle segnalazioni saranno trattati sia dati personali del segnalante, laddove la segnalazione sia nominativa, sia dati personali del soggetto segnalato, quali nome, cognome, posizione ricoperta, etc. che dati personali di eventuali terzi soggetti, nonché ogni ulteriore informazione raccolta nel contesto delle indagini che sia necessaria e adeguata ad accertare e verificare la fondatezza o meno della segnalazione. Gli interessati potranno esercitare, qualora previsto dalle applicabili disposizioni di legge, i diritti previsti dal GDPR inviando una comunicazione per posta elettronica all’indirizzo di seguito indicati: scautotrasporti1@gmail.com. Viene inoltre garantito il diritto di rivolgersi all’autorità per la protezione dei dati, competente in materia di trattamento illecito dei dati.